Засади використання АСДС

Затверджено

Рішення зборів суддів

Дубенського міськрайонного

суду Рівненської області

від 31.03.2025 №5

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Дубенського міськрайонного суду Рівненської області

1. Загальні положення

1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення,  Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 11листопада 2024 року № 39(далі – Положення) та інших нормативно-правових актів.

1.2. Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення та інших нормативно-правових актів.

1.3.Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

1.4.Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.5.Засади визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду в Дубенському міськрайонному суді Рівненської області (далі –Суд). Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами, Положенням вирішуються зборами суддів Суду відповідно до чинного законодавства.

1.6.Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.

1.7.Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та  Положенням інформацію.

Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

1.8. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

ІІ. Розподіл судових справ між суддями

2.1.Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату  суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями визначені пунктами 2.3.10.2.3.17. Положення. 

2.2.У суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ одразу під час реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ;

- визначення складу суду з метою заміни судді (суддів);

- розподілу справи між суддями у неавтоматичному режимі.

2.3. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

за два місяці до закінчення повноважень судді;

за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за один робочий день до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше п’яти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить від п’яти до тринадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду);

у період відпустки судді;

за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду);

під час тимчасової непрацездатності судді;

у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, в разі обрання судді касаційного суду до складу Великої Палати - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

2.4. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами здійснення автоматизованого розподілу справ визначеними підпунктами 2.3.4-2.3.9 пункту 2.3. Положення із врахуванням  коефіцієнту складності судової справи, який складає у співвідношенні від 1 до 10.

2.5. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення.

2.6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

У разі відсутності спеціалізації (або її застосування неможливе) автоматизований розподіл судових справ  здійснюється між усіма суддями.

Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.7. У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цього Положення.

2.8. Раніше визначеному у судовій справі головуючому судді  (судді доповідачу) передаються:

2.8.1. судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи.

2.8.2. заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення, повернення судового збору;

2.8.3. заяви про перегляд заочного рішення;

2.8.4. заяви та клопотання з процесуальних питань, пов’язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу;

2.8.5. матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

2.8.6. зустрічні позови та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

2.8.7. заяви про відновлення втраченого судового провадження;

2.8.8. заяви про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

2.8.9. заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом;

2.8.10. позовні заяви, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

2.8.11. справи про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

2.8.12. справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день чи у інші послідуючі  дні (якщо розгляд справи, що надійшла першою, не закінчений).

Судові справи передбачені у пунктах 2.8.1.- 2.8.12. передаються раніше визначеному у судовій справі судді навіть за відсутності його на роботі (відпустка, хвороба, тощо).

2.9. Клопотання (подання, скарги) які надійшли в межах одного кримінального провадження(за номером ЄРДР) передаються раніше визначеному судді (слідчому судді).

У разі відсутності раніше визначеного  судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження тощо) таке клопотання (подання чи скарга) реєструються зі збереженням єдиного унікального номера та розподіляється між слідчими суддями у загальному порядку, а усі послідуючі клопотання та скарги, передаються раніше визначеному суді.

Після виходу слідчого судді з відпустки (тимчасова непрацездатність відрядження тощо),  клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються тому судді, який був визначений слідчим суддею вперше.

2.10. У разі ухвалення процесуальних рішень про відмову в  спільному розгляді зустрічної позовної заяви та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги, з первинним позовом у цивільному провадженні, чи прийняття рішення про окремий розгляд кримінального провадження, яке надійшло до суду щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, такі справи підлягають автоматизованому розподілу на підставі вмотивованого рішення (ухвали, постанови) судді (відбувається повторний розподіл).

2.11. У разі необхідності перереєстрації помилково зареєстрованої справи, на підставі службової записки судді (працівника суду) з одного виду судочинства (провадження) в інший, повторний розподіл справи не здійснюється, а перереєстрована справа передається на розгляд раніше визначеному судді (неавтоматичний режим) на підставі розпорядження керівника апарату суду.

2.12. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється у випадках та за правилами підпунктів 2.3.43-2.3.48 пункту 2.3. Положення.

2.13. У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого (слідчого) судді  (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо), якщо відсутність головуючого (слідчого) судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством на підставі службової записки судді (помічника судді), такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу за вмотивованим розпорядженням керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки).

2.14. У разі задоволення заяви про відвід або самовідвід повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

2.15.У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів ( у складі 3 чи 2 суддів) після проведення  автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення (зменшення) складу суд на підставі вмотивованого розпорядження керівника апарату суду (особи, яка виконує його обов’язки) на виконання службової записки головуючого судді.

2.16. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматизованою системою в загальному порядку згідно з вимогами підпунктів 2.3.4,  2.3.21, 2.3.22 пункту 2.3. Положення.

2.17. Інші питання розподілу судових справ, які не врегульовані Засадами та Положенням вирішувати відносно Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3».

ІІІ Прикінцеві положення.

3.1. Ці Засади набирають чинності з дня його затвердження Зборами судів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області та діють до їх скасування або викладення в іншій редакції.