Дубенський міськрайонний суд Рівненської області

Затверджено

Рішення зборів суддів

Дубенського міськрайонного

суду Рівненської області

від 23.12.2016 №22

Засади використання автоматизованої системи документообігу

Дубенського міськрайонного суду Рівненської області

(Із змінами і доповненнями внесеними рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області

від 02.01.2018 № 7,

від 30.06.2020 № 7,

від 23.02.2022 № 2,

від 03.01.2024 №3,

від 19.04.2024 №5

І. Загальні положення

Загальні положення

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (далі – Засади) розроблено відповідно до вимог Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 02.04.2015 № 25(далі – Положення), Інструкції з діловодства у місцевих загальних судах, апеляційних судах областей, апеляційних судах міст Києва та Севастополя, апеляційному суді АР Крим та Вищому спеціалізованому суді України з розгляду цивільних і кримінальних справ, затвердженою наказом ДСА України від 17.12.2013 №173 (далі – Інструкція).

1.1. Предмет регулювання

1.1.1.Правове регулювання відносин, пов’язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється цими Засадами відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", Положення та інших нормативно-правових актів.

1.1.2. Порядок роботи з документами, які містять інформацію з обмеженим доступом, а також державну таємницю, регулюється законодавством, що діє у цій сфері.

1.1.3. Засадами не регулюється порядок ведення діловодства з питань роботи з кадрами, щодо звернень громадян та надання публічної інформації.

1.1.4.Засади визначають правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду в Дубенському міськрайонному суді Рівненської області (далі –Суд). Питання щодо функціонування автоматизованої системи, котрі не врегульовані цими Засадами, Положенням вирішуються зборами суддів Суду відповідно до чинного законодавства.

1.2. Визначення термінів

1.2.1.Наведені у Засадах терміни вживаються в значенні, наведеному у Положенні.

Порядок функціонування автоматизованої системи

Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, передбаченої розділом ІІ Положення.

2.1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

2.1.1.Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду або керівника апарату суду.

Електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов’язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї вносяться до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після їх підписання.

2.1.2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену цими Засадами та Положенням інформацію.

2.1.3. Використання ЕЦП уповноваженими на це користувачами автоматизованої системи здійснюється в порядку, визначеному Законом України "Про електронний цифровий підпис". Відмова користувача автоматизованої системи, уповноваженого на використання ЕЦП, від отримання та використання ЕЦП з будь-яких підстав не допускається та тягне за собою дисциплінарну відповідальність.

2.1.4.Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цих Засад, Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.

2.1.5.Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

2.2. Реєстрація вхідної і вихідної кореспонденції та етапів її руху

2.2.1. Вхідна кореспонденція, в тому числі процесуальні документи, приймається і опрацьовується користувачами автоматизованої системи, яким надано доступ до автоматизованої системи відповідно до їх функціональних обов’язків, і реєструється в автоматизованій системі в день її надходження. У разі неможливості з об’єктивних причин здійснити реєстрацію вхідної кореспонденції в день її надходження, така кореспонденція реєструється в автоматизованій системі в термін, визначений у розпорядженні керівника апарату суду із зазначенням причин встановлення такого терміну.

2.2.2.На кожний вхідний, у тому числі процесуальний, документ в автоматизованій системі створюється реєстраційна картка, яка містить інформацію щодо реквізитів та руху документа. До реєстраційної картки може додаватися копія оригіналу паперового документу у вигляді вкладеного цифрового файла.

2.2.3. Дата реєстрації та вхідний номер документа формуються автоматизованою системою автоматично.

2.2.4.Кожній судовій справі надається єдиний унікальний номер, який формується автоматизованою системою автоматично в суді першої інстанції та залишається незмінним незалежно від проходження судової справи в інстанціях чи надходження судової справи за підсудністю з іншого суду будь-якої юрисдикції, в тому числі в разі повторного надходження судової справи після її належного оформлення, та який повинен обов’язково вказуватися судами всіх інстанцій в судовому рішенні.

Структура єдиного унікального номера судової справи є такою: код суду першої інстанції (три цифри) / номер судової справи за порядком у поточному році / рік реєстрації (дві цифри). Наприклад: 559/777/2015.

2.2.5. Автоматизованою системою може автоматично формуватися номер провадження судової справи, необхідний для діловодства відповідного суду. Цей номер може містити, зокрема, індекс, код суду, номер судової справи за порядком у поточному році, рік реєстрації, інші дані, необхідні для діловодства відповідного суду.

2.2.6. Вихідний номер документа, що підлягає надсиланню, автоматично формується автоматизованою системою таким чином:

у листуванні щодо судових справ вихідний номер складається з єдиного унікального номера судової справи із зазначенням через дріб номера за порядком і через дріб – поточного року;

у листуванні щодо інших документів вихідний номер складається з номера номенклатури справ суду, в якому зберігаються матеріали, із зазначенням через дріб номера за порядком у межах кожної номенклатури і через дріб – поточного року.

2.2.7. Внесення змін, видалення реєстраційних даних щодо конкретної судової справи не допускається, крім випадків, зумовлених необхідністю, що підтверджується матеріалами судової справи, виправлення технічних помилок, описок тощо. Зміни та видалення реєстраційних даних фіксуються автоматизованою системою автоматично.

2.3.Розподіл судових справ між суддями

2.3.1.Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

2.3.2.У суді може застосовуватися:

- автоматизований розподіл судових справ одразу після реєстрації відповідної судової справи;

- пакетний автоматизований розподіл судових справ після реєстрації певної кількості судових справ;

- розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді;

- повторний автоматизований розподіл судових справ;

-розподіл судових справ черговому судді згідно графіка затвердженого головою суду;

розподілу справи між суддями у неавтоматичному режимі.

(підпункт 2.3.2. пункту 2.3. доповнено новим абзацом згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.3.3. Розподіл судових справ між суддями здійснюється за правилами здійснення автоматизованого розподілу справ визначеними підпунктами 2.3.4-2.3.9 пункту 2.3. Положення із врахуванням коефіцієнту складності судової справи , який складає у співвідношенні від 1 до 10.

(абзац другий підпункту 2.3.3. пункту 2.3 виключено згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 19.04.2024 № 5)

2.3.4. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення.

2.3.5. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

- за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні – якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради юстиції тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України – з моменту прийняття рішення про призначення;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

- дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

2.3.6. Автоматизований розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів) здійснюється з урахуванням спеціалізації суддів, у тому числі спеціалізації зі здійснення кримінального провадження щодо неповнолітніх. За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та слідчий суддя.

2.3.7. Автоматизований розподіл судових справ між суддями, здійснюється між усіма суддями.

Судові справи підлягають автоматизованому розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

2.3.8.У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

У разі коли в суді з об’єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог цього Положення.

2.3.9.Електронний примірник наказу про відрядження (про скасування наказу про відрядження), відпустку судді вноситься відповідальною особою суду до автоматизованої системи не пізніше наступного робочого дня, що настає після його підписання. Доступ для коригування наказу автоматично блокується автоматизованою системою.

2.3.10. Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями Суду, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями суду.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.11. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються судові справи у випадках передбачених 2.3.43–2.3.44 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, навіть за відсутності його на роботі (відпустка, хвороба, тощо).

Клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності раніше визначеного слідчого судді (відпустка, тимчасова непрацездатність, відрядження тощо) таке клопотання чи скарга реєструються зі збереженням єдиного унікального номера та розподіляється між слідчими суддями у загальному порядку. Усі послідуючі клопотання та скарги, передаються раніше визначеному слідчому суді.

Після виходу слідчого судді з відпустки (тимчасова непрацездатність відрядження тощо), клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються тому слідчому судді, який був визначений слідчим суддею вперше.

(підпункт 2.3.11. пункту 2.3. у редакції рішення зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

(підпункт 2.3.11. пункту 2.3. у редакції рішення зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 30.06.2020 № 7)

Раніше визначеному у судовій справі головуючому судді (судді доповідачу) передаються справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день чи у інші послідуючі дні (якщо розгляд справи, що надійшла першою, не закінчений).

(абзац п’ятий підпункту 2.3.11. пункту 2.3.у редакції згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 23.02.2022 № 2)

2.3.12. Результатом автоматичного визначення складу колегії суддів є протокол автоматичного визначення складу колегії суддів, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про визначення складу колегії суддів відповідного суду.

Доступ для коригування протоколу та звіту щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматично блокується автоматизованою системою.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів щодо автоматичного визначення складу колегії суддів автоматизованої системи не може бути обмежений.

Протокол автоматичного визначення складу колегії суддів роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про визначення складу колегії суддів може бути роздрукований для службового використання в суді.

2.3.13. Повторний автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється у випадках та за правилами підпунктів 2.3.49-2.3.54 пункту 2.3. Положення.

У разі ухвалення процесуальних рішень про відмову в спільному розгляді зустрічної позовної заяви та позовів третіх осіб(які заявляють самостійні вимоги) з первинним позовом у цивільному провадженні, чи прийняття рішення про окремий розгляд кримінального провадження, яке надійшло до суду щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, такі справи підлягають повторному автоматизованому розподілу на підставі вмотивованого рішення (ухвали, постанови ) судді.

(доповнено згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 03.01.2024 № 3)

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого (слідчого) судді (тимчасова непрацездатність, відпустка тощо), у випадках, передбачених підпунктами 2.3.43–2.3.44 пункту 2.3 Положення про автоматизовану систему документообігу суду, якщо відсутність головуючого (слідчого) судді призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у строки, встановлені чинним законодавством такі судові справи та матеріали підлягають повторному автоматизованому розподілу за резолюцією голови суду (або особи яка виконує його обов’язки).

(абзац другий підпункту 2.3.13 пункту 2.3. доповнено згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

(абзац третій підпункту 2.3.13 пункту 2.3. в редакції з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 30.06.2020 № 7)

У разі задоволення заяви про відвід або самовідвід повторний автоматизований розподіл справ або ж заміна судді (суддів) здійснюється на підставі вмотивованого рішення про відвід (самовідвід) судді (суддів).

У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів ( у складі 3 чи 2 суддів) після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення (зменшення) складу суд (на підставі вмотивованого рішення).

У разі необхідності перереєстрації справи, за письмовим поясненням судді (працівника суду) з одного виду судочинства (провадження) в інший, повторний розподіл справи не здійснюється, а перереєстрована справа передається на розгляд раніше визначеному судді (неавтоматичний режим) на підставі розпорядження керівника апарату суду.

(підпункт 2.3.13 пункту 2.3. доповнено абзацами четвертим, п’ятим, шостим, згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.3.14. Інші питання розподілу судових справ, які не врегульовані Засадами та Положенням вирішувати відносно Правил поєднання судових справ з довідника КП «Д-3».

2.4. Повноваження зборів суддів щодо здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

2.4.1. Збори суддів Суду мають право запроваджувати спеціалізацію суддів з розгляду конкретних категорій судових справ.

2.4.2. Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, склад колегії суддів визначається автоматизованою системою.

Збори суддів можуть визначати склади постійно-діючих колегій суддів.

(Підпункт 2.4.2. пункту 2.4. у редакції згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.4.3.Підпункт 2.4.3. пункту 2.4. виключено.

(виключено згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.4.4.Збори суддів Суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів), у інших передбачених законом випадках, через які суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді справи;

(доповнено згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 19.04.2024 № 5)

у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи та тривають понад п’ять робочих днів. Справи, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов’язані з виборчим процесом,судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання про обрання міри запобіжного заходу у виді взяття під варту,клопотання слідчого,прокурора про забезпечення кримінального провадження, клопотання про проникнення у житло,обшук чи огляд житла тощо в Суді розподіляються в порядку хронології надходження із зазначенням дати та часу та в порядку черговості між суддями.

Справи, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні в Суді здійснюється відповідно до графіку чергування суддів.

2.4.5. Збори суддів Суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя. коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

2.4.6. Збори суддів Суду мають право визначати необхідність врахування при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи днів, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

2.4.7.Збори суддів Суду мають право розглядати питання щодо настання обставин, які унеможливлюють участь судді у розгляді судових справ, що може мати наслідком порушення строку розгляду судових справ, передбаченого відповідним процесуальним законом.

2.4.8.Збори суддів Суду мають право розглядати питання щодо розподілу судових справ у разі знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп’ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення.

2.4.9. Зміни до налаштувань автоматизованої системи згідно з підпунктами 2.4.1-2.4.8.пункту 2.4. Засад, вносяться не пізніше одного робочого дня, що передує даті їх застосування, визначеній зборами суддів Суду.

2.5. Формування колегій

2.5.1.Якщо розгляд справи здійснюється колегіально, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматизованою системою в загальному порядку згідно з вимогами підпунктів 2.3.4, 2.3.23, 2.3.25 пункту 2.3. Положення.

Підпункт 2.5.1. пункту 2.5. у редакції згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.5.2.Підпункт 2.5.2. пункту 2.5. виключено.

2.5.3.Підпункт 2.5.3. пункту 2.5. виключено.

2.6. Визначення присяжних

2.6.1.У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних, в кількості семи осіб.

Присяжні визначаються шляхом випадкового відбору зі списку присяжних із додержанням принципу рівної ймовірності відбору.

Результатом визначення присяжних є протокол автоматичного визначення присяжних, що автоматично створюється автоматизованою системою.

Процес визначення присяжних встановлено у п.2.5 Положення.

2.7. Пункт 2.7. виключено.

(згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.7. 1. Підпункт 2.7.1. пункту 2.7 виключено.

(згідно з рішенням зборів суддів Дубенського міськрайонного суду Рівненської області від 02.01.2018 № 7)

2.8. Пункт 2.8. виключено.